Совещание планировалось провести в одной из аудиторий института искусств, тем более, что именно этот институт выпускает специалистов по работе с населением – технологов социально-культурной деятельности, работа которых непосредственно связана с организацией досуга жителей города, в том числе на уровне дворов и микрорайонов.
Несмотря на то, что с проректором по учебной и воспитательной работе СГИИ Игорем Хриптуловым заранее был решен вопрос о том, что собрание пройдет в вузе, когда люди пришли на собрание ректор Елена Горбылева, неожиданно заявила, что не пустит людей в институт. Якобы ей "поступил звонок из администрации" с приказом не допускать людей на совещание. Горбылева не сообщила, кто именно отдал такое указание. В итоге, более 50 человек, пришедших на совещание, были вынуждены мерзнуть на крыльце Института искусств, так как ректор, увидев такое количество людей в фойе, потребовала от них выйти и заявила, что иначе она "вызовет милицию". Прибывшая на место инцидента съемочная группа "Вести-Смоленск" отказалась снимать все произошедшее.
Несмотря на мороз, жители провели свещание прямо на улице. Жители улиц Соколовского, 25 Сентября, Ломоносова, Румянцева, Рыленкова и с проспекта Строителей, приняли решение объединиться и создать Территориальное общественное самоуправление в виде юридического лица на территории Промышленного района Смоленска. Создан оргкомитет по подготовка учредительной конференции, которая состоится 21 февраля 2009 года. Официальные уведомления о подготовке учредительной конференции направлены 25 ноября в Смоленский городской совет, администрацию города и администрацию Промышленного района.
Следует отметить, что уже создан сайт Смоленской территориальной общины ТОС-1, на котором размещена информация о совещании.
